Hub 25 Autumn ile dosya, sohbet, görüntülü görüşme, ofis ve AI tek platformda — kendi sunucunuzda, KVKK ve GDPR uyumlu. Microsoft 365 ve Google Workspace alternatifi olarak Done Dynamics tarafından kurulur, taşınır ve işletilir.
Nextcloud, dosya paylaşımı, sohbet, görüntülü görüşme, ofis ve AI yetkinliklerini tek platformda toplayan açık kaynaklı dijital çalışma alanıdır. Done Dynamics, Nextcloud Hub 25 Autumn sürümünü kurumsal ihtiyaçlara göre paketler: Türkiye veya AB veri lokasyonu, AD/SSO entegrasyonu, KVKK uyumlu yedek politikası, AI model seçimi ve 7/24 destek tek sözleşmede toplanır. Microsoft 365 veya Google Workspace yerine maliyeti düşük, veri egemenliği yüksek bir alternatif arayan ekipler için tasarlanmış, üretime hazır bir teslim modelidir.
Big Tech bağımlılığı olmadan, ekiplerinizin ihtiyacı olan tüm iş birliği araçlarını tek platformda toplayın.
Dosyalarınız, sohbetleriniz, takvim ve toplantı kayıtlarınız üçüncü bir SaaS sağlayıcının sunucusunda değil, sizin belirlediğiniz lokasyonda durur. Türkiye veya AB veri merkezi seçilebilir, anahtarlar müşteri tarafında tutulabilir. Denetim anında "veri nerede" sorusuna net cevap verirsiniz. Big Tech politika değişikliklerinden, fiyat artışlarından veya bölgesel kısıtlardan etkilenmezsiniz.
Microsoft 365 ve Google Workspace lisansları kullanıcı başına aylık ücretlendirilir ve her yıl artar. Nextcloud Hub kendi sunucunuzda çalışır; tek seferlik kurulum + öngörülebilir bakım bedeli yeterlidir. 100 kullanıcılı bir ekipte üç yıllık toplam sahip olma maliyeti tipik olarak %60-75 daha düşüktür. Done Dynamics bu hesabı sözleşme öncesi sizinle birlikte çıkarır.
Nextcloud, başlangıçtan itibaren Avrupa veri koruma mevzuatına göre geliştirilmiştir. Erişim logları, silme akışları, retention politikaları ve veri ihlali bildirim altyapısı hazır gelir. Saklama lokasyonu, anahtar yönetimi ve denetim raporları KVKK Kurulu denetimlerinde sunulabilir nitelikte hazırlanır.
Nextcloud Assistant, dahili veya isteğe bağlı yerel LLM modelleriyle çalışır. Sorularınız, belgeleriniz veya transkriptleriniz OpenAI veya Google sunucularına gitmek zorunda değildir. Air-gapped kurulum, on-premise GPU veya KVKK uyumlu yerel sağlayıcı arasında seçim yaparsınız. AI özellikleri kullanıma açılır, veri dışarı çıkmaz.
Her özellik kendi başına Big Tech sağlayıcılarının ayrı ayrı ücretlendirdiği bir SaaS'a karşılık geliyor.
.jpg)
Hub 25 Autumn ile birlikte gelen AI Assistant; metin özetleme, e-posta taslağı, çeviri, transkript ve doküman içi soru-cevap yetkinliklerini tek arayüzde toplar. Asistan kullanıcının kendi dosyalarına ve sohbet geçmişine yetki dahilinde erişebilir, böylece "geçen hafta gönderdiğim sözleşmenin özeti" gibi sorulara somut cevap üretir. Model katmanı değiştirilebilir: yerel Llama/Mistral kurulumu, kurumsal Anthropic/OpenAI hesabınız veya Nextcloud Ethical AI sertifikalı sağlayıcılar arasından seçim yapılır. Done Dynamics, asistanı KVKK uyumlu çalışacak şekilde devreye alır ve hangi verinin hangi modele gideceğini politika dosyasıyla sınırlar.
Nextcloud Talk; sesli ve görüntülü görüşmelerde uçtan uca şifreleme uygular. Anahtarlar yalnızca katılımcı tarayıcılarda üretilir ve sunucu dahil hiçbir aracı çözemez. Yönetim kurulu toplantıları, hukuk müzakereleri veya hasta görüşmeleri gibi yüksek hassasiyetli akışlar için WhatsApp veya Zoom yerine güvenle kullanılır. 200 kişiye kadar grup görüşmesi, çağrı kaydı, lobi (waiting room) ve dial-in numarası destekler. Done Dynamics, TURN/STUN sunucularını sizin altyapınızda kurar, böylece medya trafiği de dış sağlayıcıya çıkmaz.
Hub 25 sürümünde dosya yükleme/indirme yığını yeniden yazıldı; paralel chunk upload, akıllı dedup ve istemci tarafı sıkıştırma sayesinde tipik yükleme süresi önceki sürümlere göre 4-6 kat hızlandı. Büyük video, RAW fotoğraf veya CAD dosyalarıyla çalışan ekipler için bu fark günlük iş akışında saatlik kazanca dönüşür. Versiyonlama, paylaşılan link süresi, parola ve indirme limiti gibi kurumsal kontroller standart paket dahilidir. Done Dynamics, NVMe SSD havuzu ve 10 Gbit ağ ile bu hızı son kullanıcıya ulaştıracak şekilde altyapıyı boyutlandırır.
Hub 25'in "Teams" yeniden tasarımı; bir ekibe ait sohbet, dosya, görev, takvim ve toplantı kayıtlarını tek bir alana taşır. Yeni katılan çalışan tek tıkla tüm kaynaklara erişir, ayrılan çalışanın yetkisi tek hamleyle kesilir. Departman, proje veya müşteri bazlı ayrı çalışma alanları oluşturulabilir; harici müşteriler ve tedarikçiler ise misafir hesapla sınırlı erişim alır. Bu yapı, Microsoft Teams'in kullanım modelini sağlayıcı bağımlılığı olmadan tekrarlar. Done Dynamics, organizasyon şemanızı Nextcloud grup yapısına bire bir taşır.
Hub 25 Autumn sürümü; tipografi, ızgara sistemi, ikon seti ve klavye gezintisini sıfırdan ele aldı. Yeni arayüz mobil ve masaüstü arasında tutarlı bir kullanım sağlar, karanlık mod gerçek anlamda kontrast üretir, klavyeyle gezinti tam kapsamlıdır. Eski Nextcloud sürümlerinden geçen kullanıcılar için "Microsoft 365 hissinde ama daha sade" bir deneyim sunar. Görsel kimlik kurumsal renk, logo ve domain ile özelleştirilebilir. Done Dynamics, marka rehberinize göre tema dosyasını hazırlayıp uygular.
Nextcloud Office (Collabora Online tabanlı); Word, Excel ve PowerPoint formatlarını tarayıcıda birden fazla kullanıcının eş zamanlı düzenlemesine açar. .docx, .xlsx ve .pptx formatları kayıpsız korunur, böylece müşterilere veya yasal kurumlara giden dosyalar Microsoft Office'te aynı görünür. Yorum, değişiklik takibi, formül desteği ve PDF imzalama hazır gelir. Office sunucusu sizin altyapınızda çalışır; doküman içerikleri Microsoft veya Google sunucularına hiçbir zaman gönderilmez. Done Dynamics, mevcut .docx şablonlarınızı Nextcloud Office'te test eder ve farklılıkları rapor eder.
Nextcloud Calendar; CalDAV üzerinden Outlook, Apple Calendar ve Thunderbird ile çift yönlü senkronize çalışır. Talk üzerinden yapılan görüntülü toplantılar takvim davetine otomatik bağlantı ekler, katılımcı durumu ve hatırlatmalar yönetilir. Oda rezervasyonu, kaynak takvimi (proje aracı, araç, ekipman) ve müsaitlik bulma (free/busy) destekler. Harici müşterilerle randevu paylaşımı için "Appointments" özelliği Calendly benzeri bir akış sunar. Done Dynamics, mevcut e-posta sunucunuzla SMTP entegrasyonunu ve davet şablonlarını sizin için kurar.
Birleşik arama; dosya adı, doküman içeriği, sohbet mesajı, takvim olayı ve görev başlıklarını tek sorguda tarar. Hub 25'le gelen Smart Picker, sohbet veya doküman içine "/" tuşuyla dosya, görev, takvim olayı veya AI üretilmiş içerik gömmenizi sağlar. Tam metin indeksleme Elasticsearch veya OpenSearch ile çalışır, milyonlarca dokümanda saniye altı yanıt verir. Erişim hakları aramada da geçerlidir; kullanıcı yalnızca yetkili olduğu içeriği görür. Done Dynamics, arama altyapısını veri hacminize göre boyutlandırır ve yeniden indekslemeyi otomatize eder.
OpenProject entegrasyonu, Nextcloud dosyalarını proje görevlerine doğrudan bağlar; iş paketleri Nextcloud sohbetine yansır, takvime düşer. Jira, GitLab, Mattermost, Moodle, Onlyoffice, Zammad, Outlook ve Thunderbird için resmi konektörler hazırdır. App Store'da 200'den fazla doğrulanmış uygulama vardır; CRM, helpdesk, e-imza, form oluşturucu, anket ve BI araçları hızla eklenebilir. Done Dynamics, mevcut iş akışlarınıza göre konektör matrisini çıkarır ve önceliklendirir. Gereken durumlarda özel entegrasyon Nextcloud App API ile geliştirilir.
Nextcloud Hub; M365 ve Google Workspace'in dosya, ofis, mail, takvim, görev, toplantı ve sohbet bileşenlerinin tamamına karşılık verir. Migrasyon araçları OneDrive, SharePoint ve Google Drive'dan dosya, paylaşım hakkı ve yorumları taşır. Outlook ve Gmail kullanıcıları için IMAP/CalDAV/CardDAV köprüleri kurulur, böylece geçiş kademeli yapılabilir. Maliyet, kullanıcı başına aylık lisans yerine sabit altyapı + bakım bedeline döner. Done Dynamics, mevcut M365 sözleşmenizin yenilenme tarihine göre ROI hesabı çıkarır ve geçiş planını fazlara böler.
Nextcloud'u indirip kurmak başka, kurumsal SLA ile işletmek başka. Biz ikincisini yapıyoruz.
Nextcloud All-in-One imajıyla kurulum saatler içinde tamamlanır; tüm bileşenler (Office, Talk, AI, OnlyOffice, Whiteboard) container olarak izole çalışır. Güncelleme tek komutla yapılır, geri alma anlık.
Veri merkezi olarak Türkiye veya AB üye ülkeleri arasından seçim yapılır. KVKK 9. madde (yurt dışı aktarım) için gerekli açık rıza veya yeterli koruma kararı kapsamında yapılandırma yapılır.
Disk seviyesinde LUKS + uygulama seviyesinde server-side encryption iki katman olarak çalışır. Anahtarlar müşteri talebiyle HSM veya ayrı KMS'te tutulabilir, anahtar rotasyonu denetim periyoduna bağlanır.
Günlük artımlı, haftalık tam yedek S3 uyumlu izole depoya gider. Yılda iki kez izole ortamda otomatik restore çalıştırılır, integrity raporu paylaşılır. Test edilmemiş yedek sayılmaz.
Microsoft Entra ID, Active Directory, LDAP, Keycloak, SAML 2.0 ve OIDC üzerinden tek noktadan kimlik doğrulama. MFA zorunluluğu, IP kısıtı ve cihaz politikası grup bazında uygulanır.
Prometheus + Grafana ile uptime, disk, CPU ve servis sağlığı izlenir. Done Dynamics destek ekibi mesai saatleri içinde 1 saat, kritik kesintilerde 15 dakika içinde müdahale eder; SLA sözleşmeye bağlanır.
Büyük video ve RAW dosyalarını paralel yükleme ile saatler yerine dakikalar içinde paylaşır. Versiyonlama ve onay akışı stüdyo dışı paydaşlarla güvenle yürütülür.
Müşteri bazlı çalışma alanları kurulur, harici onaylar misafir hesapla alınır. Brief, görsel, video ve fatura akışı tek pencerede toplanır.
GitLab, Jira ve OpenProject entegrasyonuyla kod dışı tüm dokümantasyon merkeze gelir. Talk E2EE ile teknik tartışmalar gizli kalır.
KVKK ve sayıştay denetimine uygun erişim logu, retention ve veri lokasyonu yapılandırması hazır gelir. Vatandaş verisi yurt dışına çıkmaz.
Müvekkil dosyaları, sözleşme taslakları ve E2EE görüşmeler tek platformda tutulur. Çalışan ayrılışında erişim tek hamleyle kesilir.
Hasta verisi yurt içi sunucuda KVKK 6. madde özel nitelik korumasıyla saklanır. Talk E2EE ile uzaktan konsültasyon mümkündür.
Synology veya QNAP üzerinde Nextcloud çalıştıran ekipler için profesyonel teslim modeline geçiş. Yedek, güncelleme ve güvenlik sorumluluğu Done Dynamics'e devredilir.
M365 abonelik faturası büyüyen ekipler için kullanıcı başına maliyet sabitlenir. Aynı bütçeyle 2-3 katı kullanıcıya hizmet verilir.
Mevcut araçlar (M365, Drive, NAS), kullanıcı sayısı, veri hacmi, regülasyon ihtiyacı ve entegrasyonlar birlikte çıkarılır. ROI hesabı taslak olarak hazırlanır.
Sunucu boyutu, lokasyon, yedek politikası, SSO, AI modeli ve entegrasyon matrisi sözleşmeye yazılır. Test ortamı şeması çizilir.
Nextcloud AIO kurulur, OneDrive/Drive/SharePoint verisi paylaşım haklarıyla taşınır. Eski sistem belirli bir tarihe kadar paralel çalışır.
Yönetici ve son kullanıcı eğitimleri yapılır. Şirket içi kılavuz ve video kütüphanesi teslim edilir; süper kullanıcılar belirlenir.
Aylık güncelleme, üç ayda bir güvenlik denetimi, yıllık iki restore testi. SLA çerçevesinde sürekli izleme ve müdahale.
Tüm paketlerde sabit altyapı bedeli + bakım sözleşmesi. Kullanıcı başına aylık lisans yok.
10-25 kullanıcı
Talep edin
25-100 kullanıcı
Talep edin
100+ kullanıcı
Talep edin
İlgili hizmetler
Ekibimizle 30 dakikalık ücretsiz bir keşif görüşmesi planlayın.
Bir bulut dosya hesabı açıldığında veri, sizin seçmediğiniz bir bölgedeki veri merkezine, sizin üretmediğiniz bir anahtar hiyerarşisiyle yazılır. Sözleşme metni buna "global altyapı" der. Pratikteki karşılığı başkadır: şifreleme anahtarı sağlayıcıda durur, kayıt formatı sağlayıcının tercihidir, verinin hangi ülkenin yargı yetkisi altında kaldığı sizin kararınız değildir. KVKK yurt dışına aktarımı ayrı bir hukuki rejime bağladı; bir denetimde "veri nerede duruyor" sorusunun cevabı ekran görüntüsü değil, belge olmak zorunda. Nextcloud tam bu soruya somut cevap üretebilmek için kuruluyor. Dosya, takvim, görüşme ve ortak ofis düzenleme tek çatı altında toplanır; sunucu ise Türkiye ya da AB lokasyonunda, adresini bildiğiniz bir yerde durur.
Kurulum tek başına teslim sayılmıyor. Bir kurumsal yazılım şirketi olarak altyapıyı ayağa kaldırıyor, kimlik doğrulamayı mevcut dizin servisinize bağlıyor, yedek politikasını yazıya döküyor, yöneticiyle son kullanıcıyı ayrı programlarla eğitiyoruz. Sonrasında güncelleme, izleme ve destek aynı sözleşmenin içinde yürüyor. Bu sayfa kendi geliştirdiğimiz ürünlerin de listesi; diğer başlıklar hâlâ geliştirme aşamasında olduğu için burada yalnız sahada çalışan tarafı anlatıyoruz.
Aşağıdaki bölümlerde sürümle gelen yetenekleri, altyapının hangi parçalardan kurulduğunu, yurt dışı abonelik modelleriyle farkın nerede başladığını, fiyatı neyin belirlediğini ve devreye alma sonrasındaki ayların nasıl yürüdüğünü anlatıyoruz. Rakam yazmıyoruz. Kullanıcı sayısı ve veri hacmi bilinmeden söylenen bir fiyat, karşı tarafı yanıltmaktan başka işe yaramaz.
Çekirdekte dosya var. Masaüstü istemcisi seçilen klasörü iki yönlü eşitler, mobil uygulama aynı ağacı taşır, tarayıcıdan giren kullanıcı da aynı sürümü görür. Paylaşım bağlantısı süreyle, parolayla ve indirme iznine göre daraltılabilir; dış paydaşa gönderilen bir link, kurum içi klasörün tamamını açmak zorunda bırakmaz. Sürüm geçmişi dosya bazında tutulur, silinen içerik politika süresince çöp kutusunda bekler. Kaza olur. Geri dönüş de olur. Bir çalışanın yanlışlıkla üzerine yazdığı sunum, yönetici müdahalesine gerek kalmadan önceki haline döndürülebilir. Nextcloud tarafında en çok kullanılan özellik de zaten bu sessiz kurtarma yeteneği oluyor.
Talk sesli ve görüntülü görüşmeyi aynı arayüze taşıyor. Toplantılar uçtan uca şifreli kurulabiliyor, ekran paylaşımı ve yazışma tek pencerede yürüyor, bir oda doğrudan klasöre ya da göreve bağlanabiliyor. NAT arkasındaki iki kullanıcının birbirini bulabilmesi için TURN ve STUN servisleri ayrıca yapılandırılıyor. Sahada duyduğumuz görüntü kalitesi şikâyetlerinin çoğu buradan çıkar — Nextcloud kurulmuştur, ama medya trafiğini taşıyacak servis eksik bırakılmıştır. Görüşme kaydı ve katılımcı yetkilendirmesi de aynı ekranda tanımlanıyor. Ayrı bir abonelik gerekmiyor.
Ofis tarafında Collabora Online devrede. Docx, xlsx ve pptx dosyaları tarayıcıda açılır, iki kişi aynı hücreye aynı anda dokunduğunda imleçler renkle ayrılır, kaydetme ayrı bir adım olmaktan çıkar. Takvim, kişiler ve görev listeleri CalDAV ile CardDAV üzerinden telefonun yerleşik uygulamalarına bağlanır. Takım klasörleri departman bazında kurulur; erişim listeleri sayesinde aynı klasörün içindeki bir alt dizin yalnız muhasebeye açık kalabilir. Yapay zekâ asistanı ise metin özeti çıkarma, çeviri ve toplantı notu tutma gibi işleri üstlenir. Hepsini de kendi sunucunuzda yapar.
Mobil ve masaüstü istemcileri sanılandan fazla iş görüyor. Masaüstünde seçmeli eşitleme var: bütün arşivi diskine indirmek istemeyen kullanıcı yalnız çalıştığı klasörleri açık tutar, gerisi bulutta bekler. Telefonda ise çevrimdışı işaretlenen dosyalar cihazda kalır ve bağlantı yokken de açılır. Kamera yüklemesi arka planda çalışır. Saha ekibi olan işletmelerde bu tek özellik, fotoğrafların WhatsApp gruplarında kaybolmasını bitiriyor. Otomasyon tarafı da var: belirli bir klasöre düşen dosyayı etiketleme, süresi dolan paylaşımları kapatma ya da onay bekleyen belgeyi ilgili kişiye yönlendirme gibi kurallar arayüzden tanımlanabiliyor. Alanya yazılım ekibimizin devreye alma sırasında en çok kurduğu şey de bu küçük kurallar oluyor.
Kurulumu Docker AIO üzerinden yürütüyoruz. Uygulama, veritabanı, önbellek, ofis motoru ve medya sunucusu ayrı konteynerlerde çalışır; her biri kendi kaynak sınırıyla ve kendi güncelleme takvimiyle yaşar. Bu ayrım bakım penceresini kısaltır. Ofis motorunu güncellemek için dosya servisini durdurmak gerekmez. Kullanıcı fark etmez. Konteyner mantığı taşınabilirlik de sağlıyor: sunucu değişikliği gerektiğinde yapılandırmayı yeniden kurmak yerine olduğu gibi taşımak mümkün oluyor. Kurumsal Nextcloud kurulumlarında bu esneklik, donanım yenileme zamanı geldiğinde fark ediliyor.
Veritabanı tarafında PostgreSQL tercih ediyoruz; eşzamanlı yazma yükü altında davranışı öngörülebilir, yedekleme araçları olgun. Redis iki iş görüyor: oturum ve meta veri önbelleği ile dosya kilitleme. İkincisi göründüğünden kritik. Aynı dosyayı iki istemci aynı anda eşitlemeye çalıştığında kilit mekanizması yoksa çakışma kopyaları çoğalır, kullanıcı da hangi sürümün doğru olduğunu bilemez. İstanbul yazılım projelerinde eşzamanlı kullanıcı sayısı genelde yüksek olduğu için önbellek boyutlandırmasını baştan geniş tutuyoruz. Kilit ucuz, kayıp pahalı.
Şifreleme iki katmanda kuruluyor. Diskte duran veri AES-256 ile şifrelenir, tarayıcıyla sunucu arasındaki trafik TLS 1.3 üzerinden taşınır. Anahtar yönetimi sizin tarafınızda kalır; bir üçüncü tarafın kasasında değil. Fark burada başlıyor. Üstüne erişim denetimleri biner: yönetici hesapları için ikinci faktör, oturum süresi sınırı, IP bazlı kısıtlama ve ayrıntılı erişim günlüğü. Bir dosyaya kimin ne zaman baktığı sorulduğunda cevap üretilebilmeli. Denetim sırasında ilk istenen kayıt bu oluyor, ikinci istenen ise o kaydın değiştirilemez biçimde saklandığının gösterilmesi.
İlk fark veri lokasyonu. Abonelik modellerinde veri sağlayıcının bölge planına göre dağıtılır; hangi veri merkezinde hangi kopyanın durduğu size ayrıntısıyla açılmaz. Kendi sunucunuzda çalışan bir kurulumda ise adres bellidir, disk bellidir, yedeğin gittiği ikinci lokasyon bellidir. KVKK ve GDPR tarafında bu, "uygun teknik tedbir" ifadesini somut bir cümleye çevirmenizi sağlar. Kurumsal Nextcloud tercihinin arkasındaki en sık gerekçe de burası.
İkincisi lisans mantığı. Abonelikte maliyet kullanıcı sayısıyla doğrusal büyür: kadro genişlediğinde fatura da aynı eğriyi izler. Kendi altyapınızda ise kullanıcı eklemek doğrudan bir lisans kalemi doğurmaz, sınırı donanım kapasitesi çizer. Sezonluk personel çalıştıran işletmelerde bu fark, sezon boyunca ödenen tutarın tamamını değiştirir. Kasımda kimse bakmaz. Temmuzda herkes bakar. Antalya yazılım tarafında en çok konuşulan başlık da bu — kadro yaz aylarında iki katına çıkan bir otelde abonelik modeli bambaşka bir tabloya dönüşüyor.
Üçüncüsü özelleştirme. Kaynağı açık bir platformda arayüzü kurum kimliğinize göre değiştirebilir, uygulama listesini daraltabilir, kendi iş akışınızı ekleyebilir, LDAP veya Active Directory ile tek oturum açmayı kurabilirsiniz. Dördüncüsü çıkış kolaylığı: dosyalar standart dizin yapısında, takvim CalDAV, kişiler CardDAV, dosya erişimi WebDAV üzerinden durur. Vazgeçtiğinizde veriyi dışarı almak için özel bir araç satın almanız gerekmez. Nextcloud tarafında en az konuşulan ama en kalıcı avantaj budur. Bir platformdan çıkabiliyor olmak, o platformda kalmayı gönüllü bir karar haline getirir.
Madalyonun öbür yüzünü de yazalım. Abonelik her durumda yanlış tercih değil. Beş kişilik bir ekip, sunucusu olmayan bir ofis ya da bütün süreçleri hazır bir ekosistemin içine gömülmüş bir yapı için kendi altyapısını kurmak fazladan yük demektir. Kurumsal e-posta, video toplantı ve dosya paylaşımını tek abonelikle alan küçük bir işletmede kazanç görünmez. Eşik genelde üç şeyle geliyor: kullanıcı sayısının artması, veri hacminin büyümesi ve mevzuat tarafında somut bir yükümlülüğün doğması. Bu üçünden ikisi masadaysa hesap değişir. Değilse abonelikte kalmanız gerektiğini de açıkça söylüyoruz — satılmayan iş, sonradan sökülen işten ucuzdur.
Dürüst konuşalım: bu modelin bir bedeli var. Abonelikte güncelleme, yama, disk genişletme ve altyapı arızası sağlayıcının işidir. Kendi sunucunuzda çalıştığınızda bu işler ortadan kalkmaz, yalnız yer değiştirir. Sürüm güncellemesi bir takvim işine dönüşür. Disk dolmadan önce görülmesi gerekir. Sertifika yenilenmezse sabah kimse giriş yapamaz. Basit işler. Atlandıklarında can yakarlar. Bir kurumsal yazılım şirketi seçerken sorulması gereken asıl soru da fiyat değil, bu yükün sözleşmede kimin üstünde yazdığıdır.
İşletme yükü kendi içinde taşıyacaksa, sunucu yönetimini bilen birinin sürekli erişilebilir olması gerekir; o kişinin izinli olduğu hafta bir arıza çıkarsa telafisi zor olur. Biz kurduğumuz her sistemi izlemeye alıyoruz. Disk doluluğu, servis sağlığı, sertifika süresi ve yedek sonuçları eşik değerleriyle takip ediliyor, uyarı kullanıcı fark etmeden düşüyor. Nextcloud tarafında en sık gördüğümüz kesinti nedeni egzotik bir hata değil; dolmuş bir disk ya da süresi geçmiş bir sertifika.
İkinci mesele güncelleme disiplini. Kaynağı açık bir platformda güvenlik yamaları hızlı çıkar, ama kendiliğinden uygulanmaz. Yamayı test ortamında denemeden canlıya almak, özellikle eklenti kurulu ortamlarda risklidir. Aylık pencere belirleriz, önce test kopyasında çalıştırırız, sonra planlı saatte canlıya taşırız. Alanya yazılım ekibimizin bu ritmi bozmamasının nedeni basit: atlanan bir güncelleme, aylar sonra çok daha büyük bir göç işine dönüşüyor.
Üçüncüsü kapasite planı. Kendi sunucunuzda çalışan bir sistem, kullanıcı alışkanlığı değiştikçe büyür. Kamera yüklemesini açan bir ekip, birkaç ay içinde tahmin edilenin çok üstünde alan tüketir. Bunu önceden görmenin yolu ölçmekten geçiyor: disk büyüme eğrisi aylık raporda takip ediliyor, doluluk eşiğe yaklaşmadan genişletme planlanıyor. Aynı rapor işlemci ve bellek tarafındaki tepe saatleri de gösteriyor. Sabah dokuzla on arası her sistemde ayrı bir hikâyedir. Yükün nereye bindiğini bilmeden yapılan donanım yatırımı ya fazla ya eksik olur, ikisi de pahalıdır. Antalya yazılım tarafında sezon başlangıcından önce kapasite kontrolünü ayrı bir madde olarak takvime koyuyoruz.
Lisans kalemi yoksa fiyat nereden çıkıyor? Cevap iki başlıkta toplanıyor: altyapı ve işletme. Altyapı tarafında kullanıcı sayısı doğrudan bir ücret doğurmaz, ama eşzamanlı yük işlemci ve bellek ihtiyacını belirler. Herkesin aynı anda görüntülü toplantıya girdiği bir kurumla yalnız dosya eşitlemesi yapan bir kurum, aynı kişi sayısında bile bambaşka iki donanım profilidir. Nextcloud boyutlandırması bu yüzden kişi sayısıyla değil, kullanım biçimiyle yapılıyor.
Depolama ikinci değişken. Ham kapasite yalnız başına yetmez; sürüm geçmişi, çöp kutusu bekleme süresi ve yedek kopyaların saklama politikası gerçek ihtiyacı büyütür. Video ve tasarım dosyalarıyla çalışan bir ekiple metin belgesiyle yaşayan bir muhasebe birimi arasında, aynı kullanıcı sayısında uçurum çıkar. Antalya yazılım ve konaklama tarafında görsel arşivin büyüklüğü genelde ilk tahminin epeyce üstünde oluyor.
Üçüncüsü entegrasyon. Dizin servisiyle tek oturum açma, mevcut e-posta altyapısına bağlanma, ERP ya da özel bir uygulamayla dosya alışverişi — her biri ayrı bir çalışma kalemi. Dördüncüsü yedek politikası: sıklık, saklama süresi, ikinci lokasyon ve geri yükleme tatbikatının periyodu. Beşincisi destek seviyesi; hedeflenen müdahale süresi kısaldıkça hazır bulunurluk maliyeti artar. Teklifi bu beş başlığın üzerine kuruyoruz ve her kalemi ayrı satır olarak yazıyoruz. Tek satırlık teklif, altı ay sonra tartışma üretir.
Fiyatı belirlemeyen bir şeyi de yazalım: kullanacağınız özelliklerin sayısı. Takvimi kullanmayan bir kurum, kullanan bir kurumdan daha az ödemiyor; platform bir bütün olarak kuruluyor ve modül modül satılmıyor. Bu, alışılmış abonelik mantığının tersi. Kullanıcıya rol tanımlayarak görmediği uygulamayı arayüzden kaldırabilirsiniz, ama bu bir maliyet kalemi doğurmaz. Karar noktası şu: sistemin ne kadar büyük olduğu ve onu kimin ayakta tuttuğu. İstanbul yazılım projelerinde teklif hazırlarken ilk sorduğumuz şey de kullanıcı sayısı değil, mevcut verinin nerede ve ne hacimde durduğu oluyor. Envanteri görmeden yazılan teklif kimseye yaramaz.
Göç işi dökümle başlar. Hangi klasör kimde, hangi paylaşım bağlantısı hâlâ açık, kaç hesap gerçekten kullanılıyor, hangi dosyalar yıllardır açılmamış. Bu liste çıkmadan taşımaya başlamak, eski düzensizliği yeni sisteme kopyalamak demektir. Kimse bunu istemez. Çıkan tablo çoğu kurumda benzer: kullanılmayan hesaplar, sahibi belirsiz bir arşiv, bir de kimsenin kapatmayı akıl etmediği açık bağlantılar. Alanya yazılım ekibimizin ilk teslim ettiği belge de zaten bu döküm oluyor.
Teknik taraf görece rahat. Microsoft 365 ve Google Drive'dan dosya aktarımı için hazır araçlar var; klasör ağacı, paylaşım bilgileri ve çoğu senaryoda sürüm geçmişi korunarak taşınıyor. Takvim ve kişiler standart formatlarla aktarılıyor. Büyük hacimli taşımalarda ilk kopya hafta sonuna alınıyor, aradaki fark ise geçiş gününde kapatılıyor. Kullanıcı pazartesi sabahı aynı klasör yapısını görüyor. Nextcloud tarafında dikkat ettiğimiz tek şey, eski sistemdeki paylaşım izinlerinin körü körüne kopyalanmaması oluyor.
Asıl zorluk alışkanlıkta. Yıllardır belli bir arayüzle çalışan bir ekip, yeni pencerede dosyayı bulamadığı ilk gün geri dönmek ister. Geçişi bu yüzden tek gecede tamamlamıyoruz; belirli bir süre iki sistem paralel yürüyor, yeni ortam varsayılan hale getiriliyor, eskisi salt okunur moda alınıyor. İstanbul yazılım projelerinde bu paralel dönemi biraz daha uzun tutuyoruz, çünkü dış paydaşla paylaşılmış bağlantı sayısı orada genelde daha fazla oluyor.
Eğitim iki ayrı kitleye veriliyor. Yönetici tarafı kullanıcı açma, grup ve takım klasörü kurma, kota tanımlama, erişim listesi düzenleme, paylaşım politikası belirleme ve günlük okuma başlıklarını kapsıyor. Son kullanıcı tarafı çok daha kısa: masaüstü istemcisini kurmak, dosya paylaşmak, sürüm geri almak, toplantı başlatmak. Anlatımı kısa videolarla birlikte teslim ediyoruz ki işe yeni giren biri aynı oturumu baştan dinlemek zorunda kalmasın. İstanbul yazılım ve destek taleplerinde uzaktan eğitim, yerinde eğitim kadar sonuç veriyor.
Güncelleme aylık pencerede yürüyor. Önce test kopyası, sonra canlı. Eklentilerin yeni sürümle uyumu kontrol ediliyor; uyumsuz olan varsa geçici olarak devre dışı bırakılıyor ve kullanıcıya önceden haber veriliyor. Büyük sürüm atlamaları planlı bir iş olarak ayrı ele alınıyor, ara sürümler atlanmıyor. Nextcloud tarafında sürüm borcu biriktiren kurumların yaşadığı asıl sıkıntı da güvenlik değil, uyumsuz kalan eklentiler oluyor.
Yedek tarafında bir yedeğin varlığı tek başına bir şey ispatlamaz. Ölçü, o yedeğin açılıp açılmadığı. Belirli aralıklarla seçilen bir kopya test ortamına döndürülüyor, sistem ayağa kaldırılıyor, örnek dosyalar açılıyor ve sonuç tarihiyle raporlanıyor. Yedek tatbikatı dediğimiz şey bu. Destek tarafı tek kanaldan yürüyor; her talep kayda geçiyor, kim ne zaman ne yaptı geriye dönük görülebiliyor. Sistemi kuran ekiple bakımını üstlenen ekibin aynı olması, arıza anında kaybedilen süreyi doğrudan kısaltıyor. Bir kurumsal yazılım şirketi ile çalışmanın somut karşılığı bu.
İlk ayın ritmi sonrakilere benzemez. Başlangıçta soru yağar. Klasör nerede, link nasıl paylaşılır, telefondaki uygulama neden eşitlemiyor — hepsi aynı hafta gelir. İkinci aydan itibaren eğri düşer, çünkü sorular biter ve geriye yalnız yeni ihtiyaçlar kalır. Üçüncü aya gelindiğinde konu değişir: artık yetki düzenlemesi, otomasyon kuralı ya da başka bir sistemle entegrasyon konuşulur. Nextcloud kurulumlarının sağlıklı gittiğini gösteren en net işaret de bu geçiştir. Talep sayısı sabit kalıyorsa bir yerde kök nedene inilmemiş demektir ve o zaman eğitim tekrarlanır, gerekirse yapılandırma sadeleştirilir.